Meerdere bestuursstructuren, één team: gedeeld leiderschap bouwen waar mandaten elkaar kruisen

Eén managementteam bedient meerdere entiteiten tegelijk. Elke entiteit heeft haar eigen raad, haar eigen prioriteiten, haar eigen culturele reflexen. Sommige managers rapporteren aan twee directies. De directieleden zetelen dan weer aan verschillende bestuurstafels en moeten toch samen beslissen.

De inzet: van een samenwerking op goede wil evolueren naar een echt directieteam, met heldere mandaten, vertrouwen en een gedragen manier om knopen door te hakken.

Wat het team dagelijks beleefde:

• Transversale beslissingen die aanslepen, omdat niemand weet wie eindverantwoordelijk is.
• Een natuurlijke loyaliteit aan de eigen entiteit, die het haalt op het gezamenlijke mandaat.
• Structurele spanningen die men uiteindelijk aan personen toeschrijft.
• Managers met een dubbele rapporteringslijn, gevangen tussen twee agenda’s.
• Schaarse talenten in het team, die worden aangesproken zonder dat iemand dat echt beslist heeft.

De kost van niets doen was bekend: verloren energie, frustratie in de uitvoering, en een incoherentie die clubs en partners uiteindelijk voelen.

Lead ontwierp een traject op maat, TRAIL gedoopt (Teamwork, Responsibility, Alignment, Impact, Leadership), opgebouwd volgens een logica in drie stappen: leren, leiden, leveren. Een senior coach-consultant van Lead droeg het van begin tot einde, afwisselend met korte inbreng, oefeningen op echte situaties en concrete beslissingen.

Vooraf: kaderen en profileren

• Intake en contextanalyse met de directie.
• Een individueel Map & Match-profiel voor elke deelnemer.
• Een individuele debriefing op afstand, zodat iedereen aankomt met kennis van de eigen energiehefbomen.

Dag 1 managers: Impact

Intentie: zichzelf kennen als leider en begrijpen waar wrijving ontstaat.

• Een systemische lezing in drie sferen: individueel, collectief, organisatorisch. Een echte spanning in het team wordt vanuit die drie invalshoeken geanalyseerd.
• Neurocognitief leiderschap: wat er gebeurt wanneer de druk de bovenhand neemt, en hoe men weer de controle neemt.
• De bouwstenen van vertrouwen, feedback geven en ontvangen, communicatie met impact.
• Een gestructureerd persoonlijk actieplan: verbeteren, behouden, stoppen, starten.

Dag 2 managers: Engage

Intentie: van de individuele leider naar een verantwoordelijk en verbonden team.

• De teamkaart: collectieve sterktes, blinde vlekken, de spanning tussen wie verkent en wie uitvoert.
• Drie niveaus van vertrouwen: zich durven tonen, vertrouwen in de competenties van anderen, vertrouwen in het systeem.
• Rolhelderheid: een recente beslissing door de zeef van een verantwoordelijkheidsmatrix gehaald, met één kernvraag: wie beslist wanneer meerdere entiteiten betrokken zijn?
• Omgaan met weerstand en moeilijke gesprekken voeren, en vervolgens een design thinking-workshop om de diagnose in acties om te zetten.

Dag directieleden: van meerdere bestuurstafels naar één coherente stem

Intentie: de top afstemmen op de taal die de managers zich al eigen hadden gemaakt.

• Hetzelfde systemische kader als de managers, om een gemeenschappelijk vocabularium te delen.
• Teamdisfuncties gezien als een piramide die vanaf de basis heropgebouwd moet worden: vertrouwen maakt conflict mogelijk, conflict maakt engagement mogelijk.
• De drie gezichten van ownership: snelheid, cohesie, integratie. Geen enkele is fout, alle drie tegelijk is onmogelijk.
• Een kruislezing van de profielen van het directieteam, en daarna een echte beslissing doorgelicht met de TRACE-methode (doel, realiteit, actie, overwegingen, uitkomst).
• Wat aan de top niet op elkaar afgestemd raakt, betaalt de tussenlaag: een volledig onderdeel gewijd aan de impact op de managers.

Achteraf: verankeren

• Een collectieve Map & Match-analyse van het geheel van directieleden en managers.
• Facilitatievragen voor een gezamenlijke debriefing.
• Persoonlijke en collectieve engagementen, en een gezamenlijke sessie van directieleden en managers, voorbereid voor de volgende stap.

Het signatuurinstrument: de collectieve Map & Match-kaart

Elk profiel onderscheidt drie zones: de natuurlijke talenten die energie geven (T5), de aangeleerde comfortcompetenties (C5) en wat energie kost (I5). Over elkaar gelegd tekenen de profielen de kaart van het team op vijf functies van het systeem: opstarten, sturen, uitvoeren, uitdiepen, regelen.

De kaart maakt zichtbaar wat niemand kon benoemen: een zeer uitgesproken uitvoeringskracht, een innovatievermogen dat bij slechts enkele managers zit, en functies die niemand vanzelf opneemt, zoals bemiddeling tussen entiteiten of diepgaande analyse. Dit is geen oordeel over personen. Het is een lezing van het systeem.

• Een Map & Match-profiel en een individuele debriefing voor elke deelnemer.
• Een collectieve analyse: talentenkaart van het team, gemeenschappelijk DNA, energiezones, blinde vlekken.
• Concrete pistes vanuit die lezing: een vast ritueel tussen entiteiten, een expliciet geactiveerde innovatiecel, een analysefunctie die uitbesteed wordt in plaats van ondergaan, duidelijke regels voor managers met een dubbele rapporteringslijn.
• Een charter met teamengagementen, bijvoorbeeld: structurele spanningen benoemen zonder via personen te gaan, voor elke transversale beslissing één eindverantwoordelijke aanduiden, bewust afwisselen tussen verkennen en beslissen.
• Eén persoonlijk engagement per deelnemer, en het materiaal van de drie dagen.

Het traject wil een groep vol goede wil omvormen tot een directieteam dat samen kan beslissen en leveren. Het moet zorgen voor:

• een gemeenschappelijke taal tussen directieleden en managers om over rollen, energie en verantwoordelijkheid te praten;
• spanningen die behandeld worden als structuurvragen in plaats van als persoonlijke conflicten;
• meer duidelijkheid over wie wat beslist wanneer meerdere entiteiten betrokken zijn;
• een betere bescherming van schaarse talenten, in plaats van hun stille overbelasting;
• een stevige basis voor een vlottere gezamenlijke governance.

• Een systemische aanpak die de wrijving zoekt waar ze leeft: vaak tussen de structuur, het collectief en het individu.
• Map & Match, een profileringsinstrument dat zowel elke persoon als het hele team belicht, zonder etiketten te plakken.
• Een traject dat managers en directieleden met dezelfde taal verbindt, om een kloof tussen de verdiepingen te vermijden.
• Een directe, betrokken stijl: we werken op echte beslissingen, en elke dag eindigt met uitgeschreven engagementen.

Willen je directieleden en managers de mandaten verduidelijken, het vertrouwen herstellen en met één stem spreken? Dan ontwerpen wij een traject dat past bij je realiteit. Laten we erover praten.