Charter over het gebruik van artificiële intelligentie

Bij LEAD begeleiden wij leiders en teams in het navigeren door complexiteit. Een deel van dat werk -schrijven, structureren, samenvatten, vormgeven -wordt vandaag ondersteund door tools voor artificiële intelligentie.

Wij verbergen dit gebruik niet en maken er evenmin een commercieel argument van. Wij behandelen het zoals elke andere professionele praktijk: met heldere regels, zorgvuldig gekozen tools en één vereiste die door niets vervangen kan worden -het menselijk oordeel blijft zichtbaar en wordt ten volle gedragen.

Dit charter zet de regels uiteen die wij toepassen.

Dit charter is van toepassing op alle medewerkers van LEAD en op elke freelancer of onderaannemer die voor rekening van LEAD werkt. Zij verbinden zich ertoe het na te leven telkens wanneer zij AI-tools gebruiken in het kader van een opdracht.

Vandaag gebruiken wij twee AI-tools in ons werk:

• Claude, ontwikkeld door Anthropic, in de Team-formule, voor het schrijven, structureren en analyseren van inhoud.
• Plaud, in de Pro-formule, voor het transcriberen en samenvatten van vergaderingen -uitsluitend wanneer alle deelnemers werden ingelicht en hun toestemming hebben gegeven.

Indien wij in de toekomst andere tools in gebruik nemen, moeten zij aan dezelfde criteria voldoen (sectie 5).

Wij hebben deze tools gekozen op basis van strikte criteria inzake gegevensbescherming.

Met elke leverancier sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA) in de zin van artikel 28 AVG. Wij werken uitsluitend met betaalde, professionele accounts -Claude Team bij Anthropic, Plaud Pro -die deze contractuele waarborgen bieden. In die relatie treden onze leveranciers op als verwerker en blijft Lead de verwerkingsverantwoordelijke.

Een deel van de verwerkingen die door deze tools worden uitgevoerd, vindt plaats op servers buiten de Europese Economische Ruimte, in het bijzonder in de Verenigde Staten. Die doorgifte is gedekt door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, opgenomen in de verwerkersovereenkomsten van onze leveranciers, en aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen.

Volgens de contractuele voorwaarden van de professionele accounts die wij gebruiken, wordt de inhoud die wij aan deze tools voorleggen niet gebruikt om de AI-modellen te trainen. Wanneer een tool het gebruik voor training enkel uitsluit mits een uitdrukkelijke instelling, zien wij erop toe dat onze accounts correct zijn geconfigureerd.

LEAD geeft uw gegevens niet door aan derden voor commerciële, marketing- of analysedoeleinden. Onze leveranciers treden uitsluitend op als verwerker, op onze instructies.

Wij bewaren de gegevens die wij aan deze tools voorleggen niet langer dan nodig is voor de opdracht. Opnames en transcripties van vergaderingen worden na 120 dagen verwijderd. Op verzoek verwijderen wij de gegevens die op u betrekking hebben.

Voordat wij een nieuwe AI-tool integreren, toetsen wij vier vereisten:

1. Een AVG-conforme verwerkersovereenkomst -de leverancier kan de overeenkomstige contractuele waarborgen voorleggen.
2. Transparantie over de opslaglocatie, en, voor doorgiften buiten de EER, geldige doorgiftemechanismen (modelcontractbepalingen).
3. Geen gebruik van onze gegevens voor het trainen van modellen.
4. Geen doorgifte aan derden, in welke vorm dan ook.

Een tool die niet aan één van deze criteria voldoet, gebruiken wij niet.

Even belangrijk als de keuze van de tool is wat wij erin invoeren. Onze consultants voeren geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in, noch vertrouwelijke klantgegevens die niet onder een verwerkersovereenkomst vallen, tenzij dit schriftelijk uitdrukkelijk met de klant werd overeengekomen. Bij twijfel werken wij zonder ondersteuning van AI.

Dit is de belangrijkste regel.

AI helpt ons om vorm te geven, te structureren en te versnellen. Zij beslist niet in onze plaats.

In de praktijk:

• Elke inhoud die met ondersteuning van AI wordt geproduceerd, wordt herlezen, beoordeeld en gewogen door een Lead-consultant voordat zij aan een klant wordt geleverd of gepubliceerd.
• De aanbevelingen, diagnoses en strategische opties in onze opdrachten berusten op het oordeel van onze consultants -en niet op de output van een model.
• Wij benoemen wat wij verwerpen, wat wij bijsturen, en waarom. Onze toegevoegde waarde ligt in die oordelen, niet in het genereren zelf.

Wij beschouwen deze menselijke controle als niet-onderhandelbaar.

Onze overtuiging -versterkt door recent onderzoek over vertrouwen en AI -is dat nuttige transparantie er niet in bestaat een tool te benoemen, maar wel de redenering zichtbaar te maken.

In onze deliverables streven wij ernaar zoveel mogelijk te expliciteren:

• de afwegingen die wij hebben gemaakt,
• de opties die wij hebben verworpen, en waarom,
• de grenzen van wat wij beweren.

Dat werk -en niet de vermelding van een tool -is wat vertrouwen opbouwt.

Dit charter valt onder de verantwoordelijkheid van de Managing Partner van LEAD. Indien wij een fout of een datalek in verband met een AI-tool vaststellen, handelen wij overeenkomstig onze interne incidentenprocedure en informeren wij, waar vereist, de betrokken personen en de bevoegde autoriteit binnen de wettelijke termijnen.

Wij volgen de ontwikkelingen van het Europese regelgevende kader, met inbegrip van de AI-Verordening (EU AI Act), en stemmen onze praktijk daarop af. Onze klemtoon op zichtbaar menselijk oordeel sluit aan bij de transparantie-intentie van dat kader.

Hebt u een vraag over hoe wij AI gebruiken in het kader van een opdracht? Verkiest u dat uw dossier zonder ondersteuning van AI wordt behandeld? Contacteer ons opinfo@lead.be. Wij behandelen uw verzoek en bevestigen welke maatregelen wij nemen.

AI-tools evolueren snel, en de contractuele voorwaarden van leveranciers eveneens. Wij herzien dit charter minstens éénmaal per jaar, en bij elke significante wijziging van onze toolset of van onze leveranciers. De geldende versie is steeds die welke is gepubliceerd op www.lead.be/ai-policy.